Як налагодити бухгалтерський облік у компанії

Відповідно до норм українського законодавства всі підприємці повинні вести бухоблік, подавати звітність до ДПС і своєчасно, в повному обсязі перераховувати в бюджет податки. Юридичні особи вести облік мають безперервно від дня державної реєстрації до припинення діяльності. Ці дані є основою для формування фінансової та податкової, статистичної звітності.

Організацію обліку підприємство здійснює з врахуванням масштабу та особливостей своєї діяльності. Компанія може найняти власного бухгалтера або передати ведення бухгалтерії ТОВ на аутсорсинг. Відповідальність за коректну організацію бухгалтерського обліку залишається за керівником або власником відповідно до законодавчих норм і установчих документів.

Варіанти організації бухгалтерського обліку в ТОВ

Після того, як була здійснена реєстрація ТОВ, компанія може організувати бухгалтерський облік за одним з декількох доступних варіантів:

1. Залучити бухгалтера в штат.
2. Передати облік ФОПу.
3. Замовити послуги бухгалтерського аутсорсингу.

Вибір залежить від обсягу операцій, наявних коштів, кількості працівників, системи оподаткування та складності діяльності.

Бухгалтер в штаті

Підприємство наймає бухгалтера або створює бухгалтерський відділ. Головна перевага – фахівець постійно працює всередині компанії, добре знає її операції та може оперативно вирішувати поточні питання. Недоліком є повна вартість утримання працівника: офіс, обладнання, зарплата, податки, ЄСВ, відпустки, лікарняні та інші витрати роботодавця.

Варіант найбільш виправданий для ТОВ з великим документообігом та постійною потребою в бухгалтерському супроводі. Передбачає досить високі адміністративні витрати. Є певні ризики щодо відповідальності працівника та необхідність в мотивації, контролі.

Залучення ФОП в якості бухгалтера

ТОВ укладає договір зі стороннім спеціалістом, який веде облік як підприємець. Це зазвичай дешевше, ніж утримувати штатного бухгалтера, а оплату можна прив’язати до фактичного обсягу роботи. ФОП-початківці оплату за свою роботу беруть порівняно невисоку, але й ризиків у такої співпраці багато.

Мінусом є те, що компанія залежить від одного зовнішнього спеціаліста. Тому варто заздалегідь визначити в договорі перелік послуг, строки та відповідальність сторін. ДПС підтверджує можливість надання послуг в сфері бухгалтерського обліку ФОП.

Аутсорсингова бухгалтерська компанія

ТОВ передає ведення обліку спеціалізованій компанії за договором. Перевага – бізнес отримує не одного бухгалтера, а команду фахівців і може делегувати їй ведення обліку, підготовку звітності, розрахунок податків та інші бухгалтерські завдання.

Вартість зазвичай формується індивідуально та залежить від кількості операцій, працівників, ПДВ, зовнішньоекономічної діяльності та інших факторів. Але в середньому нижча на 35-40% в порівнянні з залученням фахівця в штат.

Ризиків мінімум, адже умови співпраці та відповідальність закріплені в договорі. Мотивацією та контролем виконання завдань займається компанія-аутсорсер, а клієнт лише отримує результат.

Основні кроки для організації ведення бухобліку

Після державної реєстрації ТОВ варто відразу приділити увагу побудові системи обліку, а не чекати появи великого обсягу операцій. Кроків може бути досить багато і тут все залежить від специфіки та масштабів діяльності, але важливо насамперед:

• Визначити форму організації бухобліку – вибрати, хто вестиме облік: штатний бухгалтер, ФОП чи аутсорсингова компанія. Це рішення треба прийняти як можна раніше.
• Визначити систему оподаткування та особливості обліку – перевірити вибрану систему, групу, статус платника ПДВ, види діяльності та операції, які планує здійснювати ТОВ. Від цього залежатимуть порядок обліку, склад звітності та податкове навантаження.
• Затвердити облікову політику – в ній підприємство визначає принципи, методи й процедури ведення бухобліку, які застосовуватиме надалі.
• Налаштувати документообіг – визначити, які первинні документи використовуються, хто їх створює та підписує, в які строки вони передаються бухгалтеру і де зберігаються. Первинні документи можуть бути паперовими або електронними.
• Вибрати програму для бухгалтерського обліку – систему варто підбирати не лише за ціною, а й з врахуванням кількості операцій, ПДВ, зарплатного обліку, складу та можливості інтеграції з іншими сервісами.
• Підключити електронний документообіг та автоматизацію – електронний обмін рахунками, актами, накладними та іншими документами скорочує ручну роботу, а інтеграція облікової системи з банком, CRM чи системою продажів допомагає зменшити кількість помилок.
• Налаштувати контроль і зберігання документів – визначити порядок перевірки первинних документів, доступу до облікової системи, резервного копіювання, зберігання документів і регістрів.

В разі залучення бухгалтера на аутсорсі більшість з цих питань зможе вирішити виконавець. Якщо облік в компанії вестиме штатний фахівець чи ФОП, варто додатково проконсультуватися зі спеціалістом, який має відповідний досвід ведення обліку.