Любителі бюрократії: як правильно вести ділове листування у Німеччині

Українським біженцям у Німеччині доводиться листуватися із організаціями із різних питань. Ділове листування передбачає дотримання певних стандартів.

Які правила написання офіційних листів у Німеччині слід враховувати українцям, розповідає ukrainianingermany.de.

Яка має бути структура листа в організацію

Ділове спілкування у Німеччині передбачає певну структуру офіційних листів. Послідовне оформлення допоможе швидше зрозуміти суть написаного та посприяє швидшій відповіді.

Стандартна структура офіційного листа включає такі основні частини:

• Повна адреса відправника пишеться у лівому верхньому куті, треба вказати ім’я, адресу та номер телефону. Також можна додати адресу електронної пошти.
• Повна адреса отримувача пишеться нижче адреси відправника. Місце та дата вирівнюють праворуч.
• Дату вказують в верхній правій частині письма.
• Тема має виражати основну мету листа. Назвати можна коротко, але зрозуміло.
• Вітання та звертання обов’язкові на початку звертання до адресата. Це може бути Sehr geehrte Damen und Herren (Дорогі пані та панове) або конкретне прізвище адресата.
• Текст листа – в основній частині листа слід використовувати формальну лексику, слід уникати побутових формулювань.
• Закінчення та прощання – лист завершується відповідними словами та прощанням, наприклад, Mit freundlichen Grüßen (З повагою). Слід писати формальні вирази.
• Підпис та ім’я – треба вказати своє ім’я.

Водночас при написанні листа до організації існують визначені норми розмірів і шрифту. Зазвичай використовують аркуш формату А4. Розмір шрифту Arial або Times New Roman − 12 пунктів. Поля мають бути відведені зверху, зліва, справа і знизу.

Згідно зі стандартами, офіційний лист має бути лаконічним і чітким. Перед тим, як відправляти листа поштою, слід подивитися на зразки підписання конверта.

Які фрази використовують при листуванні електронною поштою

При написанні електронних листів у Німеччині також важливо дотримуватися лаконічності та чіткості викладу.

Загальна структура електронного листа в Німеччині може виглядати так:

• Тема листа. Вона має бути короткою, але точно відображати зміст листа. Наприклад, "Наша запланована зустріч 3 грудня".
• Привітання. Після привітання ставиться кома: "Шановний пане Герхард," або "Доброго дня, пані Ланге".
• Вступне речення. Це короткий опис мети листа без подробиць. Наприклад:

Ich schreibe Ihnen in Bezug auf Ihre Anfrage vom 3. November. (Звертаюся до вас у зв'язку з вашим запитом від 3 листопада).

Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage (Дякую за ваш електронний лист/запит Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage).

Ich schreibe Ihnen, weil (…) (Я пишу вам, тому що …).

Ich gerne (ein Folgetreffen vereinbaren möchte) (Я хотів би (організувати наступну зустріч).

• Основна частина. Тут детальніше розкривають думки та пропозиції. Писати треба стисло.
• Останнє речення. Можна коротко підсумувати своє звернення чи висловити сподівання на подальшу співпрацю чи відповідь. В офіційних листах заключне речення може виглядати так:

Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören. (Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь).

Vielen Dank im Voraus (Заздалегідь дякуємо).

Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. (Якщо у вас виникнуть додаткові запитання, зв'яжіться зі мною).

• Прощання та ім’я. Закінчується лист формальним прощанням: Mit freundlichen Grüßen (З повагою), після чого вказують своє ім’я.

Водночас у неформальному спілкуванні з друзями для привітання використовують фрази "Liebe/r " або "Hallo…", а при прощанні такі: Liebe Grüße (З найкращими побажаннями), Bis bald (До зустрічі незабаром), Mach’s gut (Бережи себе).

Нагадаємо, українські біженці у Німеччині мають спрощений доступ до ринку праці. Українці мають право як на повну зайнятість, так і на підробіток. Що треба знати про працевлаштування у цій країні та де шукати пропозиції роботи, читайте тут.

Читайте також

Які землі і табори приймають українських біженців у листопаді: перелік

Українці в Німеччині від 1 січня отримуватимуть більше грошей