Любители бюрократии: как правильно вести деловую переписку в Германии

Украинским беженцам в Германии приходится переписываться с организациями по разным вопросам. Деловая переписка предполагает соблюдение определенных стандартов.

Какие правила написания официальных писем в Германии следует учитывать украинцам, рассказывает ukrainingingermany.de .

Какая должна быть структура письма для организации

Деловое общение в Германии подразумевает определенную структуру официальных писем. Последовательное оформление поможет быстрее понять суть написанного и поспособствует более быстрому ответу.

Стандартная структура официального письма включает следующие основные части:

• Полный адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, нужно указать имя, адрес и номер телефона. Можно также добавить адрес электронной почты.
• Полный адрес получателя пишется ниже адреса отправителя. Место и дата выравнивают справа.
• Дату указывают в верхней правой части письма.
• Тема должна выражать основную цель письма. Назвать можно кратко, но понятно.
• Поздравления и обращения обязательны в начале обращения адресату. Это может быть Sehr geehrte Damen und Herren (Дорогие дамы и господа) или конкретная фамилия адресата.
• Текст письма – в основной части письма следует использовать формальную лексику, следует избегать бытовых формулировок.
• Окончание и прощание – письмо завершается соответствующими словами и прощанием, например Mit freundlichen Grüßen (С уважением). Следует писать формальные выражения.
• Подпись и имя – нужно указать свое имя.

При написании письма к организации существуют определенные нормы размеров и шрифта. Обычно используют лист формата А4. Размер шрифта Arial или Times New Roman – 12 пунктов. Поля должны быть отведены сверху, слева, справа и снизу.

Согласно стандартам, официальное письмо должно быть лаконичным и четким. Перед отправкой письма по почте следует посмотреть на образцы подписания конверта.

Какие фразы используют при переписке по электронной почте

При написании электронных писем в Германии также важно соблюдать лаконичность и четкость изложения.

Общая структура электронного письма в Германии может выглядеть так:

• Тема письма. Она должна быть короткой, но точно отражать содержание письма. К примеру, "Наша запланированная встреча 3 декабря".
• Приветствие. После приветствия ставится запятая: "Уважаемый господин Герхард," или "Здравствуйте, госпожа Ланге".
• Вводное предложение. Это краткое описание цели письма без подробностей. К примеру:

Их schreibe Ihnen in Bezug auf Ihre Anfrage vom 3 ноября. (Обращаюсь к вам в связи с вашим запросом от 3 ноября).

Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage (Спасибо за ваше электронное письмо/запрос Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage).

Ich schreibe Ihnen, weil (…) (Я пишу вам, потому что…).

Ich gerne (ein Folgetreffen vereinbaren möchte) (Я хотел бы (организовать следующую встречу).

• Основная часть. Здесь подробнее раскрывают мнения и предложения. Писать нужно сжато.
• Последнее предложение. Можно кратко подытожить свое обращение или выразить надежду на дальнейшее сотрудничество или ответ. В официальных письмах заключительное предложение может выглядеть так:

Их freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören. (Я с нетерпением жду вашего ответа).

Vielen Dank im Voraus (Заранее спасибо).

Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. (Если у вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной).

• Прощание и имя. Кончается письмо формальным прощанием: Mit freundlichen Grüßen (С уважением), после чего указывают свое имя.

В то же время в неформальном общении с друзьями для приветствия используют фразы "Liebe/r" или "Hallo…", а при прощании такие: Liebe Grüße (С наилучшими пожеланиями), Bis bald (До встречи вскоре), Mach's gut (Береги) себя).

Напомним, у украинских беженцев в Германии есть упрощенный доступ к рынку труда. Украинцы имеют право как на полную занятость, так и на подработку. Что нужно знать о трудоустройстве в этой стране и где искать предложения, читайте здесь.

Читайте также

Які землі і табори приймають українських біженців у листопаді: перелік

Українці в Німеччині від 1 січня отримуватимуть більше грошей